Datenverwaltung von BFD-Zentralstelle

Projektvorstellung

28. August 2024, Yaroslav Petrovski

Bei der Zentralwohlfahrtsstelle der Juden in Deutschland (ZWST) steht die Abteilung Bundesfreiwilligendienst (BFD) vor der ständigen Herausforderung, eine effiziente und reibungslose Verwaltung der Einsatzstellen, der BFD-Teilnehmenden und der Seminare zu gewährleisten. Darüber hinaus ist die Kommunikation mit dem Bundesamt und hunderten von Einsatzstellen notwendig. Es wird immer wichtiger, moderne Technologien zu nutzen, um Verwaltungsprozesse zu optimieren und die Servicequalität für alle Beteiligten zu erhöhen. Vor diesem Hintergrund wurde bei der ZWST ein umfassendes Digitalisierungsprojekt zur Erneuerung der IT-Infrastruktur der Abteilung BFD initiiert, das mit ADEAL erfolgreich umgesetzt wurde.

Eine der Herausforderungen für eine BFD-Zentralstelle ist es, die richtige Technologie für die Datenverwaltung zu finden. Die Anzahl der BFD-Leistenden ist zwar nicht groß genug, um den Einsatz hochkomplexer Systeme zu rechtfertigen, doch sind die Prozesse zu umfangreich und anspruchsvoll, um sie effizient über Excel abzubilden. Dies erschwert die Entscheidung für ein geeignetes System.

Dabei muss die Datenverwaltung nicht nur sicher sein und den Datenschutzrichtlinien der Organisation entsprechen, sondern auch die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Nutzer ermöglichen. Ein weiterer zentraler Aspekt ist der Ausbau der Automatisierung, etwa durch Online-Formulare und automatisierte E-Mail-Versände, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.

Besonders wichtig ist die geplante digitale Schnittstelle zum Bundesamt. Es ist entscheidend, dass die gewählte Anwendung in der Lage ist, die Daten problemlos an diese Schnittstelle zu übertragen, da dies eine wesentliche Voraussetzung für eine effiziente und reibungslose Kommunikation zwischen den Systemen darstellt.

Im Rahmen des Projekts wurden unter anderem SharePoint-Tabellen für die Verwaltung von Einsatzstellen, BFD-Leistenden sowie Seminaren und Seminarteilnahmen erstellt. Zusätzlich wurden zwei spezialisierte Apps in Power Apps entwickelt: eine Verwaltungs-App zur Erstellung und Änderung von Vereinbarungen sowie eine Seminare-App zur Speicherung von Seminardaten und Verwaltung der Seminarteilnahmen.

In diesem Artikel wird das Projekt detailliert vorgestellt – von der Zielsetzung und Umsetzung bis hin zu den erzielten Ergebnissen und dem Mehrwert für die Zentralstelle für BFD.

Technologieauswahl

Für die Zentralstelle des Bundesfreiwilligendienstes (BFD) war die Entscheidung, auf bestehende Microsoft-Technologien zu setzen, eine logische Konsequenz. Da die Organisation bereits Microsoft-Produkte wie Teams und Office nutzt, lag es nahe, weiterhin auf dieser Plattform zu bleiben. Dies ermöglichte es den Nutzern, ihre gewohnten Zugangsdaten zu verwenden und sich in einer vertrauten technologischen Umgebung zu bewegen, was die Einführung neuer Systeme erheblich erleichterte. Zudem ist die Power Platform in vielen Fällen bereits in den bestehenden Microsoft-Lizenzpaketen enthalten oder verursacht nur geringe zusätzliche Lizenzkosten. Dies machte die Entscheidung noch attraktiver, da die benötigten Tools ohne erhebliche Mehrkosten verfügbar waren. Dadurch konnte das Projekt kosteneffizient umgesetzt werden, ohne Kompromisse bei der Funktionalität einzugehen.

Ein weiterer entscheidender Faktor war die Datenmenge, die bei der BFD-Zentralstelle verwaltet werden muss. Mit mehreren tausend Datensätzen ist die Datenmenge überschaubar und ideal geeignet für die Nutzung von SharePoint und der Power Platform. Diese Technologien sind für solche Datenvolumina ausgelegt und bieten eine leistungsfähige und kosteneffiziente Lösung, ohne dass komplexere und möglicherweise überdimensionierte Alternativen erforderlich sind.

Datenbank

Ein zentrales Element des Projekts war die Implementierung von SharePoint-Tabellen zur effizienten Datenverwaltung. Diese Tabellen wurden für die Speicherung von Einsatzstellen, BFD-Leistenden, Seminaren und Seminarteilnahmen erstellt. Durch die Strukturierung und Zentralisierung der Daten in SharePoint konnten folgende Vorteile realisiert werden:

Zentrale Datenverwaltung: Alle relevanten Informationen sind nun an einem zentralen Ort gespeichert und leicht zugänglich. Dies erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf aktuelle Daten erheblich.
Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Oberfläche von SharePoint ermöglicht es den Nutzern, Daten einfach einzugeben, zu aktualisieren und abzurufen. Die SharePoint-Tabelle bietet von Anfang an zahlreiche Funktionen. So kann die Seminare-Tabelle beispielsweise als Kalender angezeigt werden. Zudem können Anhänge zu jedem Datensatz hinzugefügt werden, und die Änderungshistorie ist nachverfolgbar.
Datenintegrität und -sicherheit: SharePoint bietet robuste Sicherheitsfunktionen und sorgt für die Integrität der Daten. Zugriffsrechte können präzise gesteuert werden, sodass nur autorisierte Personen bestimmte Daten einsehen oder bearbeiten können.
Automatisierung und Integration: Die SharePoint-Tabellen dienen als Basis für zahlreiche Automatisierungsprozesse. Beispielsweise können über Power Automate Workflows eingerichtet werden, die Daten automatisch verarbeiten oder Benachrichtigungen verschicken. Zudem ermöglichen die Tabellen eine nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Anwendungen wie Power Apps und Power BI.

Die Umsetzung der SharePoint-Tabellen stellt sicher, dass die Daten der BFD-Zentralstelle effizient verwaltet werden können und gleichzeitig eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gewährleistet ist. Dies bildet die Grundlage für die weiteren Digitalisierungsschritte und trägt maßgeblich zur Optimierung der Verwaltungsabläufe bei.

Apps

Die Apps mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die mittels Power Apps umgesetzt wurden, sind das Herzstück der neuen Verwaltungs- und Seminartools der Zentralstelle BFD. Power Apps ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Anwendungen, die speziell auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten sind, und bietet eine intuitive und anpassbare Benutzeroberfläche. Dadurch, dass die Standardbedienelmente von Power Apps zur Verfügung stehen lässt sich die Entwicklungszeit im Frontend reduzieren.

Der BFD-Prozess wurde im Vorfeld vom Abschluss der Vereinbarung bis zum Dienstende erfasst und analysiert, sodass die Benutzeroberfläche den Prozess abbildet und die Einhaltung der Abläufe unterstützt. Dadurch wird eine Standardisierung der Abläufe erreicht und die Organisationsprozesse werden in den Fokus gerückt.

Damit die Benutzer nur zu den Funktionen Zugriff haben, die sie benutzen, wurde die Funktionalität auf zwei Apps verteit: BFD-Verwaltung-App für die Mitarbeiter in der verwaltung, sowie BFD-Seminare-App für die Seminarleiter.

Verwaltungs-App: Die Verwaltungs-App wurde entwickelt, um Vereinbarungen effizient zu erstellen und zu bearbeiten. Die App bietet eine übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, alle notwendigen Informationen schnell einzugeben und zu ändern. Die einfache Navigation und klar strukturierten Formulare sorgen dafür, dass die Verwaltungsvorgänge reibungslos ablaufen und der Schulungsaufwand minimiert wird.
Seminare-App: Die Seminare-App ermöglicht es, Seminardaten zu speichern und die Teilnahmeverwaltung zu organisieren. Die Oberfläche dieser App ist ebenfalls benutzerfreundlich gestaltet und erlaubt es den Nutzern, Seminarinformationen leicht einzugeben, zu aktualisieren und abzurufen. Die App bietet zudem Funktionen zur besseren Planung und Verwaltung von Seminaren, einschließlich der Möglichkeit, Teilnehmerlisten zu verwalten und als PDF oder Excel zu exportieren.

Automatisierung

Ein Merkmal des Projekts ist die Automatisierung des E-Mail-Versands, die erhebliche Effizienzgewinne und Zeitersparnis ermöglicht. Die E-Mail-Versandfunktion ist vollständig in die Power Apps integriert, was bedeutet, dass die Nutzer die Funktionalität direkt aus der App heraus nutzen können. Die Implementierung nutzt den Outlook-Connector, der eine einfache und zuverlässige Verbindung zwischen Power Apps und dem E-Mail-System ermöglicht. Dies sorgt für eine stabile und effiziente Abwicklung der E-Mail-Kommunikation, ohne dass zusätzliche Anpassungen oder komplexe Integrationen erforderlich sind.

Neben des Textes können auch für jeden BFD-Leistenden automatisch generierte PDF-Dokumente, wie Teilnahmebescheinigungen oder Anmeldebestätigungen, erstellt und an die E-Mail angehängt werden. Diese Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen, indem sie sicherstellt, dass alle notwendigen Dokumente korrekt und konsistent erzeugt werden.

Ein weiterer bedeutender Aspekt des Projekts ist die erfolgreiche Anbindung an die (Test-)Schnittstelle des Bundesamts mittels Power Automate. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose und effiziente Datenübertragung zwischen den Systemen der Zentralstelle für BFD und dem Bundesamt. Das zeigt, dass es möglich ist von Power Platform auch mit externen Systemen zu kommunizieren, dafür sind jedoch Premium-Connektoren notwendig.

Fazit

Das Projekt zur Modernisierung der Datenverwaltung bei der Zentralstelle für BFD durch den Einsatz von Microsoft-Technologien wie SharePoint, Power Apps und Power Automate war ein voller Erfolg. Die Einführung benutzerfreundlicher Anwendungen und die Automatisierung wichtiger Prozesse haben die Effizienz erheblich gesteigert und die Servicequalität verbessert. Die nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und die Nutzung bereits vorhandener Lizenzen machten die Implementierung kosteneffizient und effektiv. Insgesamt hat das Projekt die Verwaltungsabläufe nachhaltig optimiert und die Zentralstelle für BFD fit für die Zukunft gemacht.