Process Mining Grundlagen
Die Grundprinzipien des Process Mining am Beispiel von Microsoft Power Automate
Im Zeitalter der datengesteuerten Entscheidungsfindung suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, ihre Betriebsabläufe zu optimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Ein leistungsfähiges Werkzeug, das zur Erreichung dieser Ziele beitragen kann, ist das Process Mining. Es wird eingesetzt, um Details Ihrer Geschäftsprozesse zu analysieren, Engpässe zu ermitteln und die Gesamteffizienz zu verbessern. Das ist der Kern des Process Mining - ein innovativer Ansatz, der das Potenzial hat, die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Prozesse analysieren, verstehen und verbessern, zu revolutionieren.
Diese Technik schafft eine datengestützte Perspektive darauf, wie Prozesse tatsächlich ausgeführt werden, und nicht, wie sie konzipiert wurden. Durch die Analyse von Ereignisprotokollen, die von verschiedenen Systemen und Anwendungen generiert werden, ermittelt Process Mining die Abfolge von Aktivitäten, Entscheidungspunkten und Interaktionen, die während der Ausführung eines Prozesses auftreten.
Process Mining Daten
Die Mindestanforderung an die Protokolldaten sind die folgenden drei Spalten:
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Fall-ID: Diese Spalte enthält einen eindeutigen Bezeichner für jeden Fall oder jede Prozessinstanz. Sie verknüpft alle zusammenhängenden Ereignisse und Aktionen und ermöglicht die Rekonstruktion der einzelnen Prozesspfade.
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Name der Aktivität: Jedes Ereignis entspricht einer Aktivität oder Aufgabe innerhalb des Prozesses. Die Spalte Aktivitätsname dokumentiert die spezifische Aktivität, die ausgeführt wird.
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Zeitstempel: In der Spalte "Zeitstempel" werden das genaue Datum und die Uhrzeit des Auftretens eines Ereignisses festgehalten. Diese zeitliche Dimension ermöglicht die Rekonstruktion der chronologischen Reihenfolge der Aktivitäten.
Um die Genauigkeit der Process Mining Ergebnisse zu erhöhen, können weitere Spalten hinzugefügt werden. Einige Beispiele für diese Spalten sind:
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Ressourcen-Identifikator: In Fällen, in denen mehrere Ressourcen oder Personen an der Ausführung von Aktivitäten beteiligt sind, gibt die Spalte "Ressourcen-Identifikator" an, wer die jeweilige Aktion durchgeführt hat.
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Ereignistyp: Ereignisprotokolle enthalten oft eine Spalte, in der die Art des Ereignisses angegeben wird. Ereignisse können als Startereignisse, Abschlussereignisse oder sogar Fehlerereignisse kategorisiert werden.
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Dauer: In der Spalte Dauer wird die Zeit berechnet, die für den Abschluss einer Aktivität benötigt wird. Diese Information ist wertvoll für die Suche nach Aktivitäten, die viel Zeit in Anspruch nehmen.
Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt aus Beispieldaten, der sowohl die Basisinformationen als auch zusätzliche Attribute enthält.
Prozess Map und Varianten
Auf der Grundlage der Eingabedaten kann Power Automate Process Mining eine Prozess Map erstellen. In dieser Darstellung werden die Aktivitäten angezeigt und ihre Reihenfolge mit Pfeilen markiert. Die Zahlen geben an, wie oft eine Aktivität ausgeführt wurde. Sonderfälle, wie Schleifen oder Verzweigungen, können auf dieser Abbildung identifiziert werden. Geschäftsprozesse in der realen Welt sind viel umfangreicher und können Hunderte von möglichen Pfaden vom Anfang bis zum Ende umfassen.
Es ist möglich, die Anzahl der in dem Prozess Map angezeigten Aktivitäten zu begrenzen. Wenn Sie nur die minimale Anzahl von Aktivitäten anzeigen, sehen Sie den " Happy Path", die optimale Version, wie der Prozess ausgeführt werden sollte. Wenn Sie mehr Aktivitäten anzeigen, sehen Sie zwei der am häufigsten vorkommenden Pfade im Beispiel. Der zweite Pfad zeigt einen Prozesspfad mit mehr Aktivitäten.
Die Varianten zeigen alle möglichen Prozesspfade, die in den Daten vorkommen. Der "Happy Path" mit nur 5 Aktivitäten ist mit 51% der Ausführungen die am häufigsten ausgeführte Variante. Der längste Pfad (Variante 6) zeigt die Schleifen, die letztlich zur längeren Ausführungszeit führten. In dieser Variante wurde die Rechnung viermal abgelehnt (Aktivität ReIn: Reject Invoice) und erst im fünften Anlauf genehmigt (Aktivität ApIn: Approve Invoice).
Sozialdiagramm und Hierarchien
Mit Hilfe der zusätzlichen Daten lassen sich neben dem Prozess Map weitere Visualisierungen erstellen. Wenn Informationen über die Personen, die für bestimmte Aktivitäten verantwortlich sind, verfügbar sind, kann ein Netzwerkdiagramm erstellt werden. Dieses Diagramm gibt Aufschluss darüber, wie die einzelnen Personen innerhalb eines Prozesses zusammenarbeiten. Die Abbildung zeigt zum Beispiel, dass Riley und Addison gemeinsam arbeiten.
Statistik
Der Statistikteil bietet einen umfassenden Überblick über verschiedene Prozessleistungskennzahlen. Die Benutzer können auf Schlüsselindikatoren wie die Prozessdauer, die Anzahl der Fälle und die Anzahl der Ereignisse zugreifen. Diese Metriken sind sehr hilfreich, um den Prozess zu verstehen und die Prozesskomplexität und das Optimierungspotenzial abzuschätzen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung von Process Mining ein strategischer Schritt für Unternehmen ist, die ihre betriebliche Effizienz steigern wollen. Indem es die Details von Geschäftsprozessen erforscht, bietet es eine Echtzeit-Ansicht, die eine datengesteuerte Entscheidungsfindung ermöglicht. Das Aufdecken von Engpässen und Ineffizienzen ermöglicht gezielte Verbesserungen und eine optimierte Ressourcennutzung. Die visuelle Darstellung der Prozesse sorgt für mehr Klarheit und ermöglicht es den Teams, Probleme proaktiv anzugehen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.
